Comment bien utiliser Word ?

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Tout savoir sur le traitement de texte Word

Le logiciel de traitement de texte Microsoft Word est un logiciel permettant de créer des documents et des rapports écrits. Grâce à ces nombreuses fonctionnalités, il est très facile de concevoir un document professionnel destiné à être lu, que ce soit en version numérique, ou à être imprimé en version papier. Ces possibilités passent par les fonctionnalités comme la mise en forme, la mise en page ou encore l’insertion d’objets à l’intérieur du document. Une des utilisations les plus courantes de Word est destinée à la création de CV puisque Word propose directement des modèles de CV intégrés au logiciel et pouvant être modifiés comme bon vous semble.

Word est le premier logiciel de traitement de texte utilisé dans le monde professionnel puisqu’il intervient dans de nombreux secteurs et à l’intérieur de plusieurs services en entreprises : achats dans l’élaboration de devis, comptabilité pour l’élaboration de factures, communication dans la rédaction de communiqués ou encore ressources humaines dans la gestion de dossiers salariés. Word est aussi souvent utilisé dans le cadre de l’envoi de lettres en grande quantité grâce au publipostage avec lequel il est possible de modifier uniquement certaines informations comme des coordonnées de destinataires.

Utiliser Word de façon professionnelle

Pour savoir maîtriser Word dans un cadre professionnel, il convient de maîtriser les fonctionnalités de base du logiciel mais aussi de prendre conscience des possibilités plus complexes.

  • Maîtriser l’interface générale du logiciel : connaître les éléments du ruban et se repérer dans les différents onglets (Accueil, Insertion, Mise en page …),
  • Savoir mettre en forme du texte et des paragraphes : ajouter du style au texte (gras, italique, souligné), modifier la police et la couleur d’un texte, sélectionner un alignement de texte (gauche, droite, centré, justifié), insérer des puces ou une numérotation de paragraphes.
    Mettre en forme un document : appliquer des bordures, créer un sommaire automatique, insérer des notes de bas de pages,
  • Savoir insérer du texte et des objets : ajouter des images, un modèle 3D et effectuer des captures d’écran,
  • Mettre en page un document : personnaliser les marges et la taille de la page, paramétrer les espaces entre paragraphe, positionner un objet au milieu d’un texte,
  • Savoir intégrer des éléments : intégrer des tableaux, effectuer des calculs et appliquer une mise en forme particulière à ces éléments,
  • Gérer le publipostage : créer une base de données Excel et fusionner les deux fichiers,
  • Savoir exporter son document : enregistrer sous, convertir un Word en PDF et envoyer son document à l’impression.

En maîtrisant toutes ses fonctionnalités plus ou moins techniques, vous êtes capable d’utiliser Word depuis la création ou l’ouverture d’un document, jusqu’à son enregistrement et son impression.

Certifier ses compétences Word grâce à la formation TOSA

La formation bureautique la plus répandue pour apprendre à utiliser Word ou pour perfectionner ses connaissances du logiciel est la formation TOSA. Elle regroupe les logiciels Excel, Word et forme les stagiaires à l’utilisation de différents outils numériques utiles au monde professionnel. Cette formation permet d’apprendre ou de réviser les fonctionnalités de bases du traitement de texte comme la mise en forme d’un document mais permet aussi d’apprendre les techniques plus avancées du logiciel comme la création de publipostage.

Le test TOSA est composé de cours, d’exercices pratiques et de QCM (Questions à Choix Multiples) permettant de tester l’évolution du candidat de façon progressive. Que vous soyez débutant ou expert dans l’utilisation du logiciel, la formation s’adapte à votre niveau initial et propose des exercices basés sur vos connaissances personnelles et les connaissances maîtrisées au fur et à mesure de votre avancée dans la formation. Grâce aux plusieurs niveaux de difficulté existants, le candidat voit ses compétences augmenter progressivement.

La formation bureautique TOSA fait partie des formations éligibles au titre du compte personnel de formation (CPF). Grâce aux heures de travail cumulées, c’est un moyen gratuit d’améliorer ses compétences de Word en dépensant l’argent cumulé au titre du CPF. Suivre la formation TOSA vous permet d’avoir accès à des cours sous la forme de tutos Word et pratiquer des exercices pour vous former professionnellement à l’utilisation du logiciel de A à Z. A l’issue de la formation, vous obtiendrez la certification TOSA qui garantit à votre employeur ou à votre futur employeur que vous disposez des compétences nécessaires pour son utilisation dans un cadre professionnel.

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